Sistema de inventarios en Guatemala para distribuidoras, ferreterías y comercios con varias bodegas

Kardex y costo promedio: el número sale de los movimientos

El kardex es el historial de cada producto. Cada ingreso por compra, cada salida por venta y cada movimiento entre almacenes queda en una línea con su fecha, su documento de origen y el saldo que dejó. No es un reporte que se arma al final del mes: se construye solo, movimiento por movimiento.

Sobre ese historial el sistema recalcula el costo promedio cada vez que entra mercadería. Si compraste cien unidades a un precio y cincuenta más caras la semana pasada, la salida se valúa con el promedio vigente, no con la última factura ni con lo que alguien recuerde. Ese mismo número es el que viaja a la contabilidad, donde las ventas y las compras generan asientos automáticos.

Cuando aparece una diferencia, el kardex dice dónde. Sigues un código hacia atrás hasta el movimiento exacto que lo descuadró, y la auditoría de acciones te dice qué usuario lo registró y cuándo.

Más de una bodega y un solo saldo confiable

Si tienes bodega central y sucursales, la pregunta deja de ser cuántas unidades hay y pasa a ser dónde están. El módulo trata los movimientos entre almacenes como una operación registrada, no como un mensaje de WhatsApp pidiendo el favor.

• Movimientos entre almacenes. cada envío sale de un almacén y entra en otro, con su rastro en el kardex de ambos.
• Existencias por almacén. consultas el saldo de un producto sucursal por sucursal antes de prometer una entrega.
• Productos y categorías. el catálogo se organiza por categorías y se puede cargar desde tu propio archivo de Excel.
• Roles y permisos. cada persona entra a lo que su rol permite: el bodeguero registra movimientos y el vendedor consulta.
• Auditoría de acciones. queda anotado qué usuario hizo cada registro y a qué hora lo hizo.
• Reportes en PDF y Excel. cualquier consulta baja en hoja de cálculo cuando toca conciliar contra el conteo físico.

Alertas de stock bajo antes de perder la venta

Cada producto puede tener su mínimo. Cuando el saldo lo cruza, el sistema lo marca y avisa: notificación dentro de la aplicación y notificación push al teléfono. Nadie tiene que entrar a revisar un reporte para enterarse de que se está acabando el producto que más rota.

Betegar es una aplicación web instalable como PWA, y las alertas llegan ahí. En Android el navegador ofrece instalarla; en iPhone se instala desde Safari con Compartir y Añadir a pantalla de inicio. El encargado de compras se entera del mínimo estando en la calle, no el lunes en la oficina.

Registrar existencias negativas está permitido, y es a propósito

Esta parte suele sorprender: el sistema permite registrar existencias negativas. No es un descuido, es una decisión de diseño tomada viendo cómo trabaja el comercio de verdad.

El caso es concreto. Llega el camión, se descarga y el producto sale a despacho el mismo día, pero la factura del proveedor entra al sistema dos días después. Si el software bloquea la venta porque el saldo está en cero, no protegiste el inventario: paraste la operación y empujaste al vendedor a facturar por fuera, que es justo el agujero que querías cerrar.

Por eso el negativo se muestra como alerta y no como candado. Queda visible, queda en el kardex y se corrige cuando ingresas la compra pendiente. El control está en que nada quede oculto, no en trabar la venta.

El catálogo entra desde tu Excel; las existencias, por Kardex

No hay que teclear el catálogo otra vez. La importación desde Excel carga los datos del producto: nombre, descripción, SKU, precio, costo y categoría. Tomas el archivo que ya llevas, lo subes y el catálogo queda montado.

Las existencias son otra cosa, y es deliberado: no entran por el Excel, entran como movimiento de Kardex. Así ninguna unidad aparece en el sistema sin dejar rastro de dónde salió, ni siquiera las del primer día: la carga inicial queda como un movimiento con su fecha, igual que la compra del martes. Desde ahí el saldo por almacén y el costo promedio se calculan solos.

La exportación sirve para el resto del trabajo: bajas el listado para el conteo físico y lo comparas contra el saldo del sistema, o exportas a Excel y a PDF el movimiento del mes para el contador.

Inventario, cotizaciones y ventas en el mismo sistema

El control de inventario aislado rinde poco. El valor aparece cuando la salida se genera sola desde el documento que la produjo, sin que nadie vuelva a teclear las mismas líneas.

• Cotizaciones. las armas con tus productos y precios y las envías al cliente por un enlace público, sin adjuntos que se pierden en el correo.
• Conversión a venta. la cotización aprobada se convierte en venta sin recapturar líneas, y ahí se descuenta el inventario.
• Ventas. pagos, abonos y saldos por cliente, con el documento en PDF.
• Compras y gastos. el ingreso de mercadería es el que alimenta el costo promedio, y los gastos quedan en el mismo lugar.
• Contabilidad. asientos automáticos desde ventas, compras, gastos y bancos, con cálculo de IVA e ISR de Guatemala.
• Reportes. balance general, estado de resultados y exportaciones a PDF y Excel cuando los necesitas.

Multiempresa, respaldos y permisos por persona

Cada empresa vive en su propio espacio aislado. Si manejas dos razones sociales, o una distribuidora y un taller, cambias de una a otra sin mezclar datos, y dentro de cada una defines qué hace cada persona con los roles y permisos.

La plataforma corre 100% en la nube, con conexión cifrada SSL/TLS, autenticación de dos factores disponible, respaldos automáticos diarios de la base de datos y monitoreo 24/7. Publicamos 99.9% de uptime y respondemos en menos de 24 horas.

La propuesta depende de tu caso y la cotizamos después de una conversación: cuéntanos cuántas bodegas manejas y cuántos códigos tiene tu catálogo. Escribe a contacto@betegar.com o al WhatsApp +502 5430-9274, de lunes a viernes de 08:00 a 18:00. Atendemos presencial en la Ciudad de Guatemala y por reunión virtual y soporte remoto en el resto del país.